Réunion bureau du 09/05/19

Présents Christophe, JMB, Olivier Co, Olivier Ch, Eric, Jenny, Bruno
Excusés Pascal, Paule, Samuel, Lydie, Nicolas
COMPTE RENDU REUNION BUREAU 09/05/19
Vert italique: OK en archive / Vert : OK séance / Noir : qu’en est-il ? / Noir italique : en
suspens / Orange : à faire
Divers
Volonté du bureau de supporter 50 % des frais d’inscriptions aux courses pour les mineurs
A voir pour 2ème sortie enfants durant l’année
Proposition 1ère sortie de l’année > déguisée ?
Cours 1er soins à refaire ? S’informer.
Rembourser Philippe électroménager 40 euros du WE jeunes (Christophe)
Codes dropbox à mettre sur PV
Compte rendu entretien mairie avec Mr le Maire
Budget : vers 6000 euros fin exercice (environ 40 euros par personne)
Frais trajet WE jeunes à rembourser 10 euros
2 novembre repas AG
PROCHAINE REUNION 13 JUIN
Statuts club à revoir et à signe
Organigramme nouveau bureau et commissions pour site internet
COMMISSIONS
Webmaster
Christophe Boilevin (Bruno Marchetti)

• Invitation mairie pour AG assez tôt
• Dossier club pour la mairie à faire (Bruno)
• prévoir réponse mairie pour le vide-grenier
• Mail à rédiger subvention Gex ( Robbez Daniel) (Bruno)
• Mail à envoyer pour tenir stand crêpes 1er WE septembre (Bruno) > Retour appel volontaires vide
  grenier
• Mail Nicolas pour infos dossier subvention Echenevex (Bruno)
• S’assurer réception mails annonçant la réunion pour les nouveaux venus
• Annonces sur site des courses et randos (voir avec Samuel et Benjamin et Eric)
• Faire en sorte que toutes les infos se trouvent sur le site du club pour renvoyer les personnes sur
  celui-ci pour nous éviter des réponses personnalisées. Si réponses, elles seront faites avec l’adresse
  du bureau et de ce fait envoyées par Christophe.
• Affiner les mails « officiels» en s’assurant que toutes les infos s’y trouvent.
• Le 11 septembre séance évaluation enfants à faire paraître sur site
  Inscriptions
  Paule Lecorre, (Chris Brown, Nicolas Communal)
  FORUM ASSOCIATIONS KIT préparatifs A mettre sur Dropbox / Rajouter numéro tel des parents
• Pas d’inscriptions en avril. Prévues en septembre lors des forums après une journée test prévue le
  mercredi 28 août et le samedi 1er septembre à mettre sur site (christophe)
• Le 11 septembre séance évaluation enfants
  Moniteurs
  Jean-Marie Braud, (Pascal Stefani, Franck Poupard)
  Extrait casier judiciaire pour chaque moniteur et personne du bureau à vérifier
• Liste enfants à faire avec contacts parents, traitement médical, allergies (voir avec Fabrice
  encadrant)
• Recrutement nouveaux moniteurs
  Juridique
  Sebastien Bernard
  Mise à jour assurances Ok
  Chemins
  Jean-Marie Braud, Olivier Cheneval.
  Proposition casse croûte prochaine sortie entretien chemins
  Randonnées Extra Muros
  Samuel ( Eric, Romain Jacob, Jonathan Viseur)
  WE pentecôte 8/10 juin OK réservé 20 adultes
  Qui va chercher camions location le vendredi 8 juin?
  WE JEUNES
  18 inscriptions à ce jour/max 25
  Coût moniteur 230 euros
• A prévoir sorties Ambérieu ou Longchaumois
  FORESTIERE 14 septembre 2019
• Proposition d’amener les jeunes participer à la course régionale
  Animations
  Jennifer Butin, (François Butin, Philippe Dumond, Christophe Demougeot, Philippe Vallée, Lydie,
  Benjamin Marc, Romain Jacob)
• Proposition casse croûte prochaine sortie entretien chemins
• Soirée annuelle début novembre
• 2 personnes supplémentaires à trouver pour intégrer la commission
• Liste BBQ à donner Olivier C 1 semaine avant pour courses Intermarché > voir liste dernier BBQ
• réservation salle à signer en mairie
• proposition Christophe crêpes pré-cuites
• Lydie se propose pour le vide-grenier
  Vêtements
  Emmanuel Dubois, (Christophe Boilevin)
• Tenir compte nouvelle subvention Intersport pour l’année 2020 !!
• 275 euros avoir poli
• Réassort possible pièce par pièce
• Emmanuel se renseigne pour gilets jaunes pour moniteurs : 25 gilets = 1300 euros
  demande des moniteurs pour un gilet plus léger, toutes saisons. Couleur orange fluo. Revoir
  inscriptions ou trouver des gilets moins chers chez décathlon ou sur internet
  Couvre-casque orange fluo > Emmanuel
  Sonnettes pour moniteurs > Emmanuel
  Atelier mécanique
  Jean-Marie Braud (Nicolas Nierson)
• OK jusqu’à fin de l’année
• Proposition cours nutrition avec Raphi
  Sponsoring/Subventions
  Nicolas Communal,
• Demande subvention mairie Echenevex en janvier de chaque année
• Dossier Aéroport pour subvention : à fournir organigramme club. Nombre licenciés.discours AG
  président. Budget pentecôte, sorties enfants existantes ou à venir (Ambérieu, Longchaumois,
  Morbier, Morez)
• Demande de subventions mairie Echenevex à faire Mai
• Demande de subventions différentes mairies Mairie de Gex
• Recontacter notre cher voisin pour son aide généreuse > à voir avec Philippe
• Recontacter Intersport pour s’entendre sur les avantages et signature du contrat Idem avec Léman
  Location ok Eric
  Contrat brasserie signé (Christophe) 2 Fûts par an
  Sponsoring Intermarché à confirmer par contrat Olivier > à recontacter pour devenir sponsor en 2019

Intermarché donne l’apéro et une somme d’argent 1000 euros ?
Nécessité de rédiger et faire signer contrats aux sponsors Leman loction, Intermarché, Intersport.
Réduction intersport revue à la baisse > 15% rayon vélos. 10% magasin à confirmer
Vide grenier Echenevex 2019 > voir auprès mairie pour s’en occuper